Aviso de privacidad | Academia Check-in

Quién es responsable de tus datos

José Alfredo Jacinto Gómez, que opera la marca JAJG Design y la aplicación Academia Check-in, con domicilio en Del Bosco 164, Privada Palermo, Zempoala, Hidalgo, México, es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en este aviso, en los términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

Para cualquier tema de privacidad escríbenos a soporte.academia.checkin@gmail.com.

Datos de tu academia y datos de tus alumnos

En Academia Check-in hay dos tipos de datos, y nuestro papel es distinto en cada uno:

Cuentas de la app y de la academia

Los datos de las personas que usan la app (dueño, administración, maestro y auxiliar) y de la academia que registran. Sobre estos datos somos responsables.

Alumnos y sus tutores

Los datos que cada academia captura de sus alumnos y de sus padres o tutores. Sobre estos datos la academia es la responsable y nosotros actuamos como encargados: los guardamos y los procesamos solo para prestarle el servicio y siguiendo sus instrucciones. No los usamos para nada más.

Si eres madre, padre o tutor de un alumno, la academia es quien decide qué datos captura y debe darte su propio aviso de privacidad. Puedes ejercer tus derechos con ella o con nosotros (ver Derechos ARCO).

Qué datos tratamos

De quién	Datos
Personas que usan la app	Nombre, correo electrónico, contraseña (guardada cifrada por nuestro proveedor de autenticación), rol, academia, sucursal y grupos asignados, y el registro de lo que hacen en la app (check-ins, pagos y altas que registran).
La academia	Nombre y tipo de escuela, sucursales, grupos y horarios, tarifa general y tarifas por grupo, y reglas de recargo, plan contratado y su vigencia.
Alumnos	Nombre, fotografía, fecha de nacimiento (para calcular la edad), grupo, cinturón o nivel según el tipo de escuela, estatus (activo, clase muestra o baja), asistencias, pagos, adeudos y el código QR de su credencial.
Padres o tutores	Nombre y número de teléfono.

No pedimos datos personales sensibles, como información de salud, religión u origen étnico. Pedimos a las academias que no los capturen en la app. Si una academia necesita registrar información médica de un alumno, debe hacerlo por sus propios medios y con el consentimiento expreso de su madre, padre o tutor.

Datos de menores de edad

Muchos alumnos de las academias son menores de edad. Por eso aplicamos reglas adicionales:

La app no está dirigida a menores. Solo la usan adultos del equipo de la academia. Los alumnos no tienen cuenta ni acceso.
Consentimiento de los padres o tutores. Antes de capturar los datos o la fotografía de un menor, la academia debe obtener el consentimiento de su madre, padre o tutor y darle su aviso de privacidad. Es una obligación de la academia según nuestros Términos y condiciones.
Uso limitado de la fotografía. La foto del alumno solo aparece en su perfil y en su credencial. No la publicamos, no la compartimos y no la usamos para reconocimiento facial ni para entrenar sistemas de ningún tipo.
Acceso por rol. Solo el equipo de la academia ve los datos de sus alumnos, y cada persona según su rol: por ejemplo, un auxiliar no ve pagos ni adeudos.
Sin publicidad. No usamos datos de alumnos ni de tutores para publicidad, perfiles comerciales o venta de datos.

Para qué usamos los datos

Usamos los datos únicamente para estas finalidades, que son necesarias para prestar el servicio:

Crear y administrar las cuentas de la academia y de su equipo, incluidas las invitaciones con código.
Registrar la asistencia con credencial QR y calcular el historial de asistencia.
Registrar pagos, calcular adeudos y aplicar los recargos que configura el dueño.
Preparar los recordatorios de pago y las credenciales que el equipo envía por WhatsApp, con el nombre de la escuela.
Generar credenciales, reportes semanales y reportes financieros, y su exportación en el plan Pro.
Administrar el plan contratado, su vigencia y los avisos de vencimiento.
Enviar correos necesarios para el servicio, como verificación de cuenta o recuperación de contraseña.
Dar soporte, mantener la seguridad de la app y prevenir usos indebidos.

No tratamos tus datos para finalidades secundarias. Si en el futuro quisiéramos hacerlo, por ejemplo para enviar novedades del producto, te lo pediremos antes y podrás negarte.

Proveedores y transferencias

Para operar la app usamos proveedores que tratan los datos por cuenta nuestra y bajo obligaciones de confidencialidad. No les permitimos usarlos para sus propios fines.

Proveedor	Para qué
Supabase	Base de datos, autenticación y almacenamiento de fotografías. Servidores ubicados en la región Canadá Central (Norteamérica).
Resend	Envío de correos del servicio.
Expo	Distribución de versiones de prueba de nuevas funcionalidades de la app.
PostHog	Analítica anónima de este sitio web (no de la app). Ver Este sitio web.

Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de México, por lo que los datos pueden almacenarse en otro país con las mismas medidas de protección.

WhatsApp. Cuando alguien del equipo toca "Recordar", "Enviar por WhatsApp" o envía un código de invitación, la app abre WhatsApp con el mensaje listo. El envío lo hace esa persona desde su propia cuenta, y a partir de ahí aplica el aviso de privacidad de WhatsApp.

No vendemos ni rentamos datos personales. Solo los compartiríamos con autoridades cuando una ley o una orden judicial nos obligue.

Cómo protegemos los datos

Los datos de cada academia están separados: una academia nunca puede ver los datos de otra.
El acceso dentro de la academia se limita por rol (dueño, administración, maestro y auxiliar), y cada maestro ve solo sus grupos.
Toda la comunicación entre la app y nuestros servidores viaja cifrada.
Las contraseñas no se guardan en texto legible.
Solo el personal autorizado de JAJG Design puede acceder a la infraestructura, y únicamente para dar soporte o mantener el servicio.

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa los datos, avisaremos a las academias afectadas para que puedan tomar medidas e informar a las familias.

Derechos ARCO y revocación del consentimiento

El dueño puede descargar en cualquier momento toda la información de su escuela en formato CSV desde la app.

Tienes derecho a acceder a tus datos, rectificarlos, cancelarlos u oponerte a su tratamiento (derechos ARCO), así como a revocar tu consentimiento o limitar el uso de tus datos.

Cómo hacer tu solicitud

Escribe a soporte.academia.checkin@gmail.com con:

Tu nombre y un medio para responderte.
Un documento que acredite tu identidad o, si actúas en nombre de otra persona (por ejemplo, de tu hija o hijo menor de edad), el documento que acredite la representación.
Qué derecho quieres ejercer y sobre qué datos.
El nombre de la academia, si la solicitud es sobre datos de un alumno.

Te responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles, y si la solicitud procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes.

Si la solicitud es sobre datos de un alumno, también puedes hacerla directamente con la academia. Si nos llega a nosotros, la atenderemos junto con la academia, que es la responsable de esos datos.

Si consideras que tu derecho a la protección de datos fue vulnerado, puedes acudir a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, la autoridad competente en la materia.

Eliminar tu cuenta y tus datos

Puedes pedir que eliminemos tu cuenta de Academia Check-in y los datos asociados sin necesidad de abrir la app.

Cómo pedirlo

Desde la app: Menú lateral › Eliminar cuenta.
Por correo: escribe a soporte.academia.checkin@gmail.com desde el correo de tu cuenta, con el asunto "Eliminar cuenta", e indica el nombre de tu academia.

Qué se elimina

Quién lo pide	Qué eliminamos
Dueño de la escuela	La cuenta del dueño, la escuela completa y todos sus datos: sucursales, grupos, equipo, alumnos, tutores, fotografías de los alumnos, asistencias, pagos, tarifas e invitaciones. Hay un periodo de gracia de 14 días en el que puedes cancelar la eliminación desde la app. Te recomendamos descargar tu información en CSV antes.
Administración, maestro o auxiliar	Tu cuenta y tus datos personales, de forma inmediata y sin afectar a la escuela. Los registros que hiciste para la escuela, como check-ins o pagos, se conservan para ella sin tu nombre.
Madre, padre o tutor de un alumno	Los datos y la fotografía del alumno y del tutor. Lo coordinamos con la academia, que es la responsable de esos datos.

Antes de eliminar

Si tu academia tiene el plan Pro activo, cancélalo primero escribiéndonos al mismo correo, para que no se generen más cobros.

Plazos y datos que se conservan

La cuenta de un integrante del equipo se elimina al momento. La de una escuela se elimina al terminar los 14 días de gracia, incluidas todas las fotos de los alumnos. Si lo pides por correo, lo completamos en un máximo de 30 días naturales y te avisamos. Las copias de respaldo se borran automáticamente en un máximo de 30 días adicionales. Solo conservamos, de forma bloqueada, la información que la ley nos obligue a guardar, como los comprobantes de pago del plan Pro, durante el tiempo que marquen las disposiciones fiscales.

Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos mientras la academia tenga una cuenta activa. Cuando un alumno se da de baja, sus datos permanecen en el historial de la academia hasta que la academia los elimine o pida eliminar su cuenta. Si una academia deja de pagar el plan Pro, sus datos no se borran: la academia regresa al plan Free y puede consultarlos y descargarlos en CSV.

Este sitio web

Este sitio no tiene formularios ni pide datos personales, y no usamos cookies de publicidad.

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PostHog procesa estos datos en servidores de Estados Unidos. Esta analítica es solo del sitio web: no se aplica a los datos de tu academia dentro de la app.

Cambios a este aviso

Si cambiamos este aviso, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es importante, avisaremos a los dueños de las academias dentro de la app o por correo.